🛡️ SOP 12 — QUY TRÌNH ĐỐI SOÁT KẾ TOÁN HÀNG THÁNG
Dự án: Web ETZ — Khotot.vn
Mục tiêu: Đảm bảo khớp dữ liệu 100% giữa Website (Web Admin), Phần mềm kế toán (MISA), và Dòng tiền thực tế (Ngân hàng).
Phiên bản: 1.0 | Cập nhật: 2026-04-10
Phòng ban: Kế toán & Vận hành
🎯 MỤC TIÊU
- Kiểm soát doanh thu thực tế so với doanh thu ghi nhận trên hệ thống.
- Phát hiện và xử lý các đơn hàng lỗi, đơn hàng chưa thanh toán hoặc sai lệch công nợ.
- Đảm bảo tính pháp lý về hóa đơn điện tử cho 100% giao dịch thành công.
🔄 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH (FLOWCHART)
graph TD
%% Định nghĩa nhân vật %%
classDef acc fill:#E8F5E9,stroke:#4CAF50,color:#1B5E20;
classDef admin fill:#E3F2FD,stroke:#2196F3,color:#0D47A1;
classDef system fill:#ECEFF1,stroke:#607D8B,color:#263238;
Start([Ngày 30/31 hàng tháng]) --> Step1[Bước 1: Chốt dữ liệu & Xuất báo cáo]
Step1 --> Step2[Bước 2: Đối soát Doanh thu WEB vs MISA]
Step2 --> Check1{Khớp số?}
Check1 -- "Sai lệch" --> Fix1[Sale Admin rà soát đơn treo/hủy]
Check1 -- "Khớp" --> Step3[Bước 3: Đối soát Dòng tiền MISA vs Ngân hàng]
Fix1 --> Step2
Step3 --> Check2{Khớp tiền?}
Check2 -- "Sai lệch" --> Fix2[Kế toán check phí bưu điện/phí ngân hàng]
Check2 -- "Khớp" --> Step3a[Bước 3.1: Đối soát Phí ngân hàng & Ship]
Step3a --> Step4[Bước 4: Đối soát Hóa đơn & Thuế]
Fix2 --> Step3
Step4 --> Step5[Bước 5: Hoàn tất biên bản & Lưu trữ]
Step5 --> End([Kết thúc chu kỳ])
class Start,End,Step1,Step3,Step4,Step5 acc;
class Step2,Fix1 admin;
class Check1,Check2,API system;📝 CHI TIẾT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
1. Giai đoạn 1: Chốt dữ liệu & Xuất báo cáo (Cut-off)
Thời điểm: Sau 17:00 ngày cuối cùng của tháng.
- Kế toán: Xuất báo cáo Bán hàng chi tiết theo ngày trên MISA (Lọc mã BH).
- Sale Admin: Xuất danh sách đơn hàng hoàn thành (Completed) trên Web Admin Dashboard.
- Công cụ: Excel/Google Sheet.
2. Giai đoạn 2: Đối soát Doanh thu (Web vs MISA)
- Mục tiêu: Đảm bảo mọi đơn hoàn thành trên Web đều đã được tạo mã BH trên MISA.
- Thực hiện:
- So sánh Mã đơn hàng giữa Web và MISA.
- Kiểm tra tổng giá trị doanh thu (sau giảm giá).
- Xử lý sai lệch: Nếu có đơn trên Web nhưng không có trên MISA, Sale Admin phải bổ sung hoặc giải trình lý do (ví dụ: đơn đổi hàng ngoài hệ thống).
3. Giai đoạn 3: Đối soát Dòng tiền & Chi phí liên quan
- Mục tiêu: Khớp dòng tiền thực tế thu về và kiểm soát các chi phí giao dịch/vận hành đơn hàng.
- 3.1. Đối soát Phí giao dịch (Bank/SePay fees):
- So khớp tổng số tiền của các mã đơn BH trên MISA với số dư tăng thêm trên tài khoản Ngân hàng.
- Khấu trừ biểu phí dịch vụ (SePay/Phí chuyển khoản) để khớp số dư Net.
- 3.2. Đối soát Phí vận chuyển (Shipment fees):
- Tập hợp danh sách mã vận đơn (Waybill) đã giao thành công trong tháng.
- Đối chiếu phí ship thực tế bưu điện (Viettel Post) thu với số tiền phí ship đã thu của khách trên đơn hàng.
- Ghi nhận chênh lệch phí ship (nếu có) vào báo cáo chi phí vận hành.
- Lưu ý: Nếu có đơn đã giao nhưng tiền chưa về (đơn Viettel Post đang đối soát phí), Kế toán ghi nhận vào danh sách "Công nợ đang treo".
4. Giai đoạn 4: Đối soát Hóa đơn & Thuế
- Mục tiêu: Đảm bảo tính pháp lý.
- Thực hiện:
- Đối chiếu danh sách đơn BH đã hoàn tất với danh sách hóa đơn điện tử đã phát hành.
- Đảm bảo 100% đơn hàng khách hàng yêu cầu hóa đơn đều đã được gửi link HĐĐT.
- Rà soát các biên bản hủy hóa đơn (nếu có đơn bị trả hàng/hoàn tiền trong tháng).
5. Giai đoạn 5: Hoàn tất biên bản & Báo cáo tổng hợp
- Lập Biên bản đối soát tháng (Theo mẫu 08-BBDS).
- Báo cáo Lợi nhuận Net: Tổng doanh thu - [Giá vốn hàng bán + Phí ngân hàng + Phí vận chuyển].
- Chốt số dư tồn kho cuối tháng trên MISA để đối chiếu với Kho thực tế.
- Lưu trữ file Excel đối soát vào thư mục:
Nam_2026/Thang_X.
⚠️ LƯU Ý QUAN TRỌNG
- Nguyên tắc "Đơn nào, Tiền nấy": Tuyệt đối không gộp chung nhiều tháng khi đối soát.
- Xử lý hoàn tiền: Các đơn hàng hoàn tiền (Refund) theo SOP 07 phải có chứng từ hoàn tiền đính kèm vào báo cáo đối soát tháng.
- Thời hạn: Hoàn tất đối soát trước ngày 05 của tháng kế tiếp.
Tài liệu này là quy chuẩn đối soát chính thức của bộ phận Kế toán Web ETZ.