SOP 02 — QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

Dự án: Web ETZ — Khotot.vn
Phiên bản: 2.1 | Cập nhật: 2026-04-08
Phòng ban: Phòng Vận Hành
Vùng dữ liệu: Zone 01 — Tổng Hành Dinh

🎯 MỤC TIÊU

Đảm bảo mọi đơn hàng được xử lý tự động thông qua tích hợp API giữa Web Khotot và hệ thống MISA, tối ưu hóa tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót do nhập liệu và tự động hóa việc xuất hóa đơn điện tử.

🔄 SƠ ĐỒ PHỐI HỢP

graph TD
    %% Định nghĩa bảng màu Pastel nguyên bản (Classic Style) %%
    classDef sd fill:#F3E5F5,stroke:#9C27B0,color:#4A148C;
    classDef sale_admin fill:#E3F2FD,stroke:#2196F3,color:#0D47A1;
    classDef acc fill:#E8F5E9,stroke:#4CAF50,color:#1B5E20;

    Start((Bắt đầu)) --> SD_Order[SD đặt hàng & Chọn kho ETZ
⚠️ BẮT BUỘC: Quay video mở hàng]

    %% Luồng API Tự động %%
    SD_Order --> API_Push{API tự động đẩy đơn sang MISA mã DH}
    
    API_Push -- "Lỗi/Hết hàng" --> SaleAdmin_Fix[Sale Admin Hủy/Đổi đơn trên Web]
    SaleAdmin_Fix --> OutOfStock[["SOP 03: Hủy đơn hết hàng"]]
    click OutOfStock "/01-tong-hanh-dinh-quan-ly/2-phong-van-hanh/sop-3-huy-don-het-hang/"

    API_Push -- "Thành công" --> API_Money{API SePay tự động xác nhận tiền & Đẩy sang MISA mã BH}

    %% Vai trò Kế toán & Hệ thống %%
    API_Money --> Acc_Monitor[Kế toán giám sát & Đối soát]
    Acc_Monitor --> Ship_Type{Phân loại vận chuyển}

    %% Nhánh Chành xe %%
    Ship_Type -- "Chành xe" --> Check_5M{Đơn hàng trên 5 triệu?}
    Check_5M -- "Dưới 5 triệu" --> Reject_Chanh[Báo SD: Không đủ điều kiện chành xe]
    Check_5M -- "Trên 5 triệu" --> WH_Pack_1[Kho Admin đóng gói & Chuẩn bị gửi]
    WH_Pack_1 --> WH_Check[Kho Admin kiểm hàng & Giao Chành]
    
    %% Luồng Chành xe có tùy chọn xuất HĐ trước %%
    WH_Check --> WH_Photo[Người chuyển hàng ra chành chụp ảnh Biên nhận & Kiện hàng]
    WH_Check -.->|Tùy chọn| Acc_Inv_Pre[Kế toán tự xuất HĐ trước để đi đường]
    Acc_Inv_Pre -.-> WH_Photo

    WH_Photo --> Admin_Upload[Sale Admin Upload ảnh lên Web & Báo SD]
    Admin_Upload --> Rule_2D{Sau 2 ngày không phản hồi?}
    Rule_2D -- "Tự động" --> Admin_Finish_1[Hoàn tất đơn hàng]
    
    Admin_Finish_1 --> API_Inv_Check{Hệ thống kiểm tra: 
Đã có HĐ MISA?}
    API_Inv_Check -- "Chưa có" --> API_Inv[API Tự động xuất HĐĐT]
    API_Inv_Check -- "Đã có" --> Start_End((Kết thúc))
    API_Inv --> Start_End

    %% Nhánh Tại kho %%
    Ship_Type -- "Khách lấy tại kho" --> WH_Print_PXK_2[Kho Admin in Phiếu xuất kho từ MISA]
    WH_Print_PXK_2 --> WH_Pack_2[Kho Admin đóng gói sẵn]
    WH_Pack_2 --> SD_Pick[Khách tới nhận hàng]
    SD_Pick --> WH_Verify[Kho Admin xác nhận đúng người mua]
    WH_Verify --> SD_Sign[Khách ký & ghi họ tên vào PXK]
    SD_Sign --> WH_Finish_Web[Kho Admin hoàn tất đơn trên WEB Khotot.vn]
    WH_Finish_Web --> API_Inv_Check

    %% Nhánh Viettel Post %%
    Ship_Type -- "Viettel Post" --> WH_Print_PXK[Kho Admin in Phiếu xuất kho từ MISA]
    WH_Print_PXK --> WH_Pack_3[Kho Admin đóng gói kèm PXK]
    WH_Pack_3 --> WH_Print_VT[In vận đơn: Web Viettel Post hoặc dss.khotot.vn]
    WH_Print_VT --> WH_Call_VT[Gọi bưu tá lấy hàng]
    WH_Call_VT --> API_Delivered{Hệ thống báo: Đã giao?}
    API_Delivered -- OK --> WH_Finish_Web_2[Hoàn tất đơn trên Web]
    WH_Finish_Web_2 --> API_Inv_Check

    class API_Push,API_Money,API_Inv,API_Delivered,API_Inv_Check,Acc_Inv_Pre sd;
    class Start,SaleAdmin_Fix,Admin_Upload,Admin_Finish_1,Start_End sale_admin;
    class Acc_Monitor,Ship_Type acc;
    class OutOfStock,Reject_Chanh error;

1. GIAI ĐOẠN 1: KHÁCH HÀNG (SD) ĐẶT HÀNG

2. GIAI ĐOẠN 2: HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG KHỞI TẠO (API MISA)

3. GIAI ĐOẠN 3: GIÁM SÁT & ĐIỀU PHỐI (SALE ADMIN & KẾ TOÁN)

📊 KPI THEO DÕI

👁️ IV. CHI TIẾT GIAO HÀNG CHÀNH XE (ĐẶC THÙ)

Đối với các đơn hàng SD yêu cầu gửi qua nhà xe/xe khách:

  1. Điều kiện vận chuyển: Chỉ áp dụng cho đơn hàng có giá trị từ 5.000.000 VNĐ trở lên. Khotot hỗ trợ chi phí vận chuyển từ kho ra chành gom.
  2. Hồ sơ đi đường: Kế toán phải hoàn tất Hóa đơn và Phiếu xuất kho trước khi hàng rời kho để đảm bảo tính pháp lý và đối soát sản phẩm khi nhà xe giao hàng.
  3. Đóng gói & Nhãn: Kho Admin dán nhãn khổ lớn ghi rõ: Tên SD - SĐT SD - Tên Chành - Nơi đến.
  4. Xác thực giao hàng (Bằng chứng):
    • Người chuyển hàng ra chành chụp ảnh Biên nhận & Kiện hàng (từ nhà xe).
    • Chụp ảnh thùng hàng đã đặt tại văn phòng Chành và ảnh Biên nhận rõ mã số liên hệ.
  5. Thông báo & Thanh toán cước:
    • Sale Admin upload ảnh bằng chứng lên Web để SD yên tâm.
    • Lưu ý thanh toán: SD (Người nhận) có trách nhiệm tự thanh toán tiền cước vận chuyển trực tiếp cho nhà xe khi nhận hàng.
  6. Tự động hóa Hóa đơn (Có ngoại lệ):
    • Thông thường: API sẽ tự động xuất HĐĐT khi đơn "Hoàn thành".
    • Ngoại lệ Chành xe: Để đảm bảo tính pháp lý khi lưu thông trên đường, Kế toán có thể chủ động tự xuất hóa đơn trên MISA trước khi hàng rời kho.
    • Hệ thống API sẽ tự động nhận diện nếu đơn hàng đã được xuất hóa đơn thủ công bởi Kế toán thì sẽ không thực hiện lệnh xuất tự động khi đơn "Hoàn thành" nữa (tránh nhân đôi hóa đơn).

👁️ V. CHI TIẾT GIAO HÀNG VIETTEL POST (THỰC TẾ)

Quy trình xử lý cho các đơn hàng vận chuyển qua bưu cục Viettel Post:

  1. Chuẩn bị hồ sơ: Ngay khi có mã BH trên MISA/Web, Kho Admin chủ động in Phiếu xuất kho từ hệ thống nội bộ.
  2. Đóng gói:
    • Kiểm tra hàng hóa đúng chủng loại, số lượng.
    • Đặt Phiếu xuất kho vào bên trong kiện hàng trước khi đóng băng keo.
  3. Tạo vận đơn:
    • Truy cập vào Web Viettel Post hoặc dss.khotot.vn (tùy chọn tiện lợi).
    • Nhập thông tin đơn hàng, chọn dịch vụ và In vận đơn (Waybill).
    • Dán vận đơn chắc chắn lên mặt ngoài thùng hàng.
  4. Bàn giao vận chuyển:
    • Sử dụng chức năng "Gọi bưu tá" trên Web hoặc liên hệ Hotline bưu tá khu vực để lấy hàng.
    • Khi bưu tá quét mã đơn: Hệ thống Viettel Post đồng bộ sang Web Khotot trạng thái "Đang giao".
    • Tự động xuất HĐ: Ngay khi hệ thống Viettel Post báo "Giao hàng thành công", đơn hàng trên Web tự động chuyển sang "Hoàn thành" và API MISA tự động xuất hóa đơn điện tử.

👁️ VI. CHI TIẾT KHÁCH LẤY TẠI KHO (THỰC TẾ)

Quy trình xử lý cho các đơn hàng Khách hàng (SD) trực tiếp đến nhận tại kho:

  1. Chuẩn bị hàng: Ngay khi có mã BH, Kho Admin chủ động in Phiếu xuất kho từ hệ thống MISA và đóng gói hàng sẵn.
  2. Xác minh khách hàng:
    • Khi khách tới nhận, Kho Admin yêu cầu cung cấp mã đơn hàng.
    • Bắt buộc: Kho Admin xác nhận đúng người mua tới nhận hàng.
  3. Hoàn tất tại chỗ:
    • Kho Admin yêu cầu khách hàng ký và ghi rõ họ tên vào Phiếu xuất kho để làm bằng chứng đối soát.
    • Giao hàng xong, Kho Admin truy cập Web Khotot.vn để chuyển trạng thái "Hoàn thành" cho đơn hàng ngay lập tức.
  4. Kiểm soát & Tự động Hóa đơn:
    • Khi Kho Admin bấm "Hoàn thành" trên Web, API MISA sẽ ngay lập tức tự động xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng đó.
    • Kế toán: Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên các hóa đơn đã xuất tự động để đảm bảo không có sai sót về đơn giá/thuế suất.