📦 SOP 02.10.3 — QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG THỰC TẾ (VẬN HÀNH THỦ CÔNG)

Phạm vi áp dụng: Bộ phận Sale, Kế toán, Kho, Giao hàng
Trạng thái: Đang vận hành (chưa có Web)
Nguồn gốc: Quy trình thực tế tổng hợp từ sơ đồ AD-KT-KHO

1. MỤC ĐÍCH

Tài liệu này mô tả toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng từ lúc khách đặt hàng qua Zalo cho đến khi hoàn thành giao hàng, bao gồm các bước kiểm tra tồn kho, duyệt thanh toán, xuất hóa đơn và giao hàng — áp dụng trong giai đoạn vận hành thủ công (chưa có hệ thống Web bán hàng tự động).

2. TRÁCH NHIỆM

Vai trò	Trách nhiệm chính
Sale / Admin	Nhận đơn Zalo, báo giá, lên đơn, hối khách thanh toán
Kế toán	Kiểm tra công nợ, duyệt lệnh xuất kho, xuất hóa đơn
Kho	Kiểm tra tồn kho MISA, xuất kho, đóng gói, in HĐ giấy
Giao hàng	Xác định phương thức giao, thực hiện giao hàng

3. SƠ ĐỒ LUỒNG TỔNG QUAN

flowchart TD
    subgraph Sale ["Bộ phận SALE / ADMIN"]
        A([🛒 Khách báo đơn qua Zalo])
        B{Check tồn kho\ntrên MISA?}
        C[Báo giá & Lên đơn\nkhách chốt]
        D[Báo Khách: Đổi mã\nhoặc Không lấy]
        E([🔚 Kết thúc: Hủy đơn])
        F[/Tạo đơn trên hệ thống\nTrạng thái chờ: Mã DH../]
        H[Đứng đơn\nBáo Sale Admin\nhối khách TT]
    end

    subgraph KeToan ["Bộ phận KẾ TOÁN"]
        G{Kiểm tra\nThanh toán / Công nợ}
        J[/Thực hiện Xuống đơn\nTrạng thái chạy: Mã BH../]
        K[Tiến hành xuất hóa đơn\n100% các đơn]
        L[Gửi bản điện tử vào Group Zalo\nGửi Email ZIP cho khách]
        M[Báo Kho in HĐ giấy\nKèm vào kiện hàng]
    end

    subgraph KhoGiaoHang ["Bộ phận KHO & GIAO HÀNG"]
        N{Check trạng thái\ntrên MISA}
        O[🚫 Tuyệt đối không xuất\nChờ K.Toán duyệt lệnh]
        P[Tiến hành xuất kho & Lấy hàng\nĐóng gói kiện hàng]
        Q{Bộ phận Giao hàng\nXác định Giá trị đơn}
        R[Kho dùng xe nội bộ\ngiao trực tiếp tận nơi]
        S{Xác định\nKhoảng cách}
        T[Book Grab\nhoặc Khách tự tới lấy]
        U[Kho mang hàng\nra gửi Chành xe]
    end
    
    A --> B
    B -->|✅ Còn hàng| C
    B -->|❌ Hết hàng| D
    D --> E
    C --> F
    F --> G
    G -->|⛔ Nợ quá hạn /\nKhách lẻ chưa TT| H
    H -->|Khách giải quyết xong| G
    G -->|✅ Công nợ hợp lệ /\nĐã TT xong| J
    J --> K
    K --> L
    K -->|Khách yêu cầu HĐ giấy| M
    L --> N
    M --> N
    N -->|🔴 Vẫn là Mã DH..| O
    O --> N
    N -->|🟢 Đã sang Mã BH..| P
    P --> Q
    Q -->|≥ 5 triệu| R
    Q -->|< 5 triệu| S
    S -->|≤ 15–17 km| T
    S -->|> 17 km| U
    R --> V([✅ Hoàn thành đơn hàng])
    T --> V
    U --> W([✅ EndDone])

    style A fill:#d4edda,stroke:#28a745,color:#000
    style E fill:#f8d7da,stroke:#dc3545,color:#000
    style W fill:#d4edda,stroke:#28a745,color:#000
    style V fill:#d4edda,stroke:#28a745,color:#000
    style O fill:#f8d7da,stroke:#dc3545,color:#000
    style H fill:#fff3cd,stroke:#ffc107,color:#000
    style F fill:#cce5ff,stroke:#004085,color:#000
    style J fill:#cce5ff,stroke:#004085,color:#000

4. QUY TRÌNH CHI TIẾT

GIAI ĐOẠN 1 — TIẾP NHẬN & KIỂM TRA TỒN KHO

Bước 1.1 — [SALE] Khách đặt hàng qua Zalo

Khách gửi yêu cầu đặt hàng qua kênh Zalo chính thức.
Sale/Admin tiếp nhận và ghi nhận thông tin: tên hàng, số lượng, địa chỉ giao.

Bước 1.2 — [SALE] Kiểm tra tồn kho trên MISA

Sale/Admin chủ động kiểm tra tồn kho thực tế trên phần mềm MISA trước khi báo giá.

Kết quả	Hành động tiếp theo
✅ Còn hàng	Báo giá & Lên đơn khách chốt → Sang Giai đoạn 2
❌ Hết hàng	Báo khách: Đổi mã hàng hoặc Không lấy → Kết thúc: Hủy đơn

GIAI ĐOẠN 2 — TẠO ĐƠN HÀNG TRÊN HỆ THỐNG

Bước 2.1 — [SALE] Tạo đơn trên hệ thống

Sau khi khách chốt, Sale/Admin tạo đơn trên hệ thống MISA.
Trạng thái đơn lúc này: Mã DH.. (Đơn hàng — trạng thái chờ).

⚠️ Lưu ý (QUAN TRỌNG): Khi đơn còn ở Mã DH.. tuyệt đối KHÔNG được xuất kho. Sale chịu trách nhiệm theo dõi cho đến khi Kế toán duyệt.

GIAI ĐOẠN 3 — KIỂM TRA THANH TOÁN / CÔNG NỢ

Bước 3.1 — Kế toán kiểm tra tình trạng thanh toán

Tình trạng	Hành động
⛔ Khách nợ quá hạn / Khách lẻ chưa thanh toán	Đứng đơn → Báo Sale Admin hối khách thanh toán
↩️ Khách đã giải quyết xong	Quay lại kiểm tra lại trạng thái công nợ
✅ Công nợ hợp lệ / Đã thanh toán xong	Thực hiện Xuống đơn → Sang Giai đoạn 4

Bước 3.2 — [KẾ TOÁN] Xuống đơn (khi được duyệt)

Kế toán xác nhận, đơn được chuyển sang trạng thái: Mã BH.. (Bán hàng — trạng thái chạy).
Đây là "lệnh" cho phép Kho bắt đầu chuẩn bị hàng.

GIAI ĐOẠN 4 — XUẤT HÓA ĐƠN

Bước 4.1 — Tiến hành xuất hóa đơn (100% các đơn)

Kế toán xuất hóa đơn điện tử cho 100% đơn hàng, không có ngoại lệ.
Gửi bản điện tử vào Group Zalo nội bộ.
Gửi Email kèm file ZIP cho khách hàng.

Bước 4.2 — Trường hợp khách yêu cầu hóa đơn giấy

Kế toán báo Kho in HĐ giấy.
Kho in hóa đơn giấy và kèm vào kiện hàng khi đóng gói.

GIAI ĐOẠN 5 — XUẤT KHO & CHUẨN BỊ HÀNG

Bước 5.1 — Kho kiểm tra trạng thái đơn trên MISA trước khi xuất

Trạng thái trên MISA	Hành động của Kho
🔴 Vẫn là Mã DH..	Tuyệt đối KHÔNG xuất — Chờ Kế toán duyệt lệnh
🟢 Đã sang Mã BH..	Tiến hành xuất kho & lấy hàng

Bước 5.2 — [KHO] Xuất kho và đóng gói

Kho tiến hành lấy hàng theo đơn đã được duyệt (Mã BH..).
In HĐ giấy (nếu có yêu cầu từ Kế toán) và kèm vào kiện hàng.
Bàn giao kiện hàng cho bộ phận Giao hàng (thuộc nhóm Kho).

GIAI ĐOẠN 6 — GIAO HÀNG

Bước 6.1 — Bộ phận Giao hàng xác định phương thức giao

Dựa vào Giá trị đơn hàng để phân luồng:

Giá trị đơn	Khoảng cách	Phương thức giao
< 5 triệu	≤ 15–17 km	Book Grab / Khách tự tới lấy
< 5 triệu	> 17 km	Gửi Chành xe
≥ 5 triệu	Mọi khoảng cách	Xe nội bộ giao tận nơi

5. QUY TẮC BẮT BUỘC (KHÔNG ĐƯỢC VI PHẠM)

🚨 TUYỆT ĐỐI KHÔNG xuất kho khi đơn còn ở trạng thái Mã DH..

✅ CHỈ ĐƯỢC xuất kho khi đơn đã chuyển sang Mã BH.. và Kế toán đã duyệt lệnh.

#	Quy tắc	Người chịu trách nhiệm
1	Không xuất kho khi chưa có Mã BH..	Kho
2	100% đơn phải xuất hóa đơn điện tử	Kế toán
3	Đơn khách lẻ chưa thanh toán → Đứng đơn ngay	Kế toán / Sale
4	HĐ giấy phải kèm vào kiện hàng trước khi giao	Kho
5	Giao hàng ≥ 5 triệu → Dùng xe nội bộ, không dùng Grab	Giao hàng

6. LIÊN KẾT TÀI LIỆU LIÊN QUAN

Tài liệu được tạo: 2026-04-02 | Phiên bản: 1.0 | Nguồn: AD-KT-KHO.pdf