📦 SOP 02.10.4 — QUY TRÌNH VẬN HÀNH THỰC TẾ (WEB - MISA - KHO)

Mục tiêu: Chuẩn hóa phối hợp giữa Sale, Kế toán, và Kho. Đảm bảo 100% đơn hàng được kiểm soát dòng tiền, xuất hóa đơn đúng quy định và minh chứng giao hàng rõ ràng.

🛠️ I. PHÂN ĐỊNH VAI TRÒ & CÔNG CỤ (ROLES & TOOLS)

Bộ phận	Trách nhiệm chính	Công cụ sử dụng
Sale / Web Admin	Tiếp nhận đơn Web, check tồn, đẩy đơn lên MISA	Web Admin, MISA (Mã DH), Zalo
Kế toán	Xác nhận tiền/công nợ, Xuất hóa đơn, duyệt lệnh xuất	MISA, Bank App, E-Invoice Portal
Kho	Đóng gói, Kèm HĐ giấy, giao hàng & tác nghiệp ảnh	MISA (Mã BH), Zalo (Gửi ảnh)
Admin Điều phối	Giám sát hình ảnh, đối soát và đóng đơn trên Web	Web Admin, Zalo (Lấy ảnh)

🔄 II. SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT TÍCH HỢP HÓA ĐƠN

graph TD
    %% Định nghĩa màu %%
    classDef sale fill:#E3F2FD,stroke:#2196F3,color:#0288D1;
    classDef acc fill:#E8F5E9,stroke:#4CAF50,color:#2E7D32;
    classDef wh fill:#FFF3E0,stroke:#FF9800,color:#EF6C00;
    classDef admin fill:#F3E5F5,stroke:#9C27B0,color:#7B1FA2;

    Start((Khách đặt Web)) --> Sale_Check[Sale: Check Web & Tạo Mã DH trên MISA]
    Sale_Check --> Acc_Verify{Kế toán: Check Bank?}
    
    Acc_Verify -- "Chưa có tiền" --> Sale_Hoi[Sale: Hối khách thanh toán]
    Acc_Verify -- "Đã có tiền" --> Acc_Invoice[Kế toán: Xuất HĐĐT & Chuyển sang Mã BH]
    
    Acc_Invoice --> WH_Process[Kho: Check Mã BH & Đóng hàng]
    WH_Process --> WH_Paper[Kho: In & Kèm HĐ giấy vào kiện]
    
    WH_Paper --> Ship_Type{Hình thức?}
    
    Ship_Type -- Chành xe --> Chanh_Flow[Chụp ảnh Biên nhận -> Group Zalo]
    Ship_Type -- Tại kho --> Kho_Flow[Báo Khách đã lấy -> Group Zalo]
    Ship_Type -- Viettel --> VT_Flow[Theo dõi Mã vận đơn]
    
    Chanh_Flow --> Admin_Update[Admin: Upload ảnh & Hoàn tất Web]
    Kho_Flow --> Admin_Update
    VT_Flow --> Admin_Update
    Admin_Update --> End((Kết thúc))

    class Sale_Check,Sale_Hoi sale;
    class Acc_Verify,Acc_Invoice acc;
    class WH_Process,WH_Paper wh;
    class Admin_Update admin;

✍️ III. THAO TÁC CHI TIẾT TỪNG BỘ PHẬN

1. Sale / Web Admin (Tiếp nhận & Khởi tạo)

Thời gian: Real-time (Ngay khi có đơn).
Thao tác:
1. Kiểm tra đơn mới trên Web Admin.
2. Đối soát tồn kho thực tế trên MISA.
3. Tạo đơn hàng (Mã DH) trên MISA.
4. Thông báo cho Kế toán: Nhắn tin mã đơn/tên khách vào Group Zalo để kế toán check bank.

2. Kế toán (Kiểm soát & Xuất hóa đơn)

Thời gian: Sáng (08:30 - 10:30) | Chiều (13:30 - 15:30).
Thao tác:
1. Kiểm tra biến động số dư Bank hoặc hạn mức công nợ SD.
2. Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT): Thực hiện cho 100% đơn hàng đã thanh toán/hợp lệ công nợ.
3. Lệnh xuất kho: Trên MISA, chuyển trạng thái từ Mã DH (Đơn hàng) sang Mã BH (Bán hàng).
4. Gửi link HĐĐT vào Group Zalo hoặc báo Kho "Đã duyệt Mã BH [Số mã] - Xuất hóa đơn giấy".

3. Bộ phận Kho (Đóng gói & Minh chứng)

Thời gian: 10:30 - 11:30 | 15:30 - 17:00.
Thao tác:
1. Kiểm tra danh sách Mã BH trên MISA. (Tuyệt đối không xuất khi còn ở Mã DH).
2. Chuẩn bị hàng, kiểm tra số lượng/chất lượng.
3. In hóa đơn giấy: In từ hệ thống (nếu có yêu cầu) và đính kèm chắc chắn vào kiện hàng.
4. Tác nghiệp hình ảnh:
  - Giao Chành: Chụp ảnh kiện hàng gắn nhãn + Biên nhận nhà xe.
  - Tại kho: Chụp ảnh khách nhận hàng/Ký phiếu.
5. Gửi toàn bộ ảnh vào Group Zalo nội bộ.

4. Admin Điều phối (Đối soát & Đóng đơn)

Thao tác:
1. Lấy ảnh minh chứng từ Group Zalo.
2. Cập nhật thông tin giao hàng lên Web Admin Panel.
3. Chuyển trạng thái đơn sang "Hoàn tất".
4. Lưu trữ hình ảnh theo thư mục ngày tháng (nếu cần đối soát sau này).

📏 IV. KPI & LƯU Ý QUAN TRỌNG

Quy tắc Vàng MISA: Tuyệt đối không xuất kho khi đơn còn ở Mã DH. Chỉ xuất khi đã chuyển sang Mã BH.
Thời gian vàng:
- Đơn sáng (trước 10:30): Ra khỏi kho trước 14:00 cùng ngày.
- Đơn chiều (trước 15:30): Ra khỏi kho trước 09:00 sáng mai.
Hình ảnh minh chứng: 100% đơn Chành xe phải có ảnh biên nhận gửi vào Group Zalo. Ảnh phải rõ số điện thoại nhà xe và tên người nhận trên kiện hàng.
Hóa đơn: 100% đơn hàng phải được xuất HĐĐT đúng quy định của Kế toán.

Tham khảo: SOP 2 & SOP 2.3