🚀 SOP 02.10.2 — QUY TRÌNH VẬN HÀNH WEBSITE THỰC TẾ (WEB ETZ - v3.7)

Dự án: Web ETZ — Khotot.vn
Mô hình: Hybrid (Thanh toán 100% Web) — Chuẩn hóa theo SOP 02
Quy tắc vàng: Thanh toán 100% → Thủ công MISA → Xuất hóa đơn đúng luồng vận chuyển
Phiên bản: v3.7 | Ngày cập nhật: 2026-04-16

👥 PHÂN CÔNG NHÂN SỰ PHỤ TRÁCH

⚠️ Admin là đầu mối trung tâm: phối hợp trực tiếp với bộ phận MKT (chăm sóc khách hàng), Sale Admin (tạo đơn MISA), và Vận hành (theo dõi tiến độ giao hàng).

🎯 MỤC TIÊU & KPI

⏰ QUY TẮC THỜI GIAN CHỐT ĐƠN

🕐 Thời gian chốt: 16:00 mỗi ngày

• Đơn hàng đặt trước 16:00 → Xử lý & giao hàng trong ngày.
• Đơn hàng đặt sau 16:00 → Dời lịch đóng gói và giao hàng sang ngày hôm sau.

🔄 SƠ ĐỒ PHỐI HỢP (THEO SOP 02)

graph TD
    classDef sd fill:#F3E5F5,stroke:#9C27B0,color:#4A148C;
    classDef admin fill:#E3F2FD,stroke:#2196F3,color:#0D47A1;
    classDef acc fill:#E8F5E9,stroke:#4CAF50,color:#1B5E20;
    classDef kho fill:#FFF3E0,stroke:#FF9800,color:#E65100;
    classDef error fill:#FFEBEE,stroke:#D32F2F,color:#B71C1C;

    Start((Bắt đầu)) --> SD_Order["SD đặt hàng trên Khotot.vn
⚠️ BẮT BUỘC: Quay video khi mở hàng"]

    SD_Order --> Admin_Check{"Admin kiểm hàng trên MISA
(chưa kết nối tự động)"}
    Admin_Check -- "HẾT HÀNG" --> OutOfStock[["SOP 03: Hủy đơn hết hàng"]]
    Admin_Check -- "CÒN HÀNG" --> Admin_DH["Admin tạo đơn MISA — Mã DH
📌 Phối hợp: MKT + Sale Admin"]
    Admin_DH --> Notify_Quyen["Báo Quyên: Có đơn mới cần xác nhận tiền"]

    Notify_Quyen --> Quyen_Check{"Quyên kiểm tra tiền
vào hệ thống (SePay/CK)"}
    Quyen_Check -- "KHÔNG OK" --> Quyen_Reject["Báo Admin kiểm tra lại với khách"]
    Quyen_Reject --> Admin_Check
    Quyen_Check -- "OK" --> Quyen_BH["Quyên chuyển MISA → Mã BH
✅ Lệnh cho phép Thúy đóng gói"]
    Quyen_BH --> Ship_Type{"Phân loại vận chuyển"}

    %% Nhánh Chành xe %%
    Ship_Type -- "Chành xe" --> Quyen_Inv1["Quyên xuất HĐ & Phiếu xuất kho
⚠️ Phải xong TRƯỚC khi hàng rời kho"]
    Quyen_Inv1 --> Thuy_Pack1["Thúy đóng gói — kèm HĐ & Phiếu xuất kho
Dán nhãn: Tên SD - SĐT - Tên Chành - Nơi đến"]
    Thuy_Pack1 --> Thuy_Chanh["Thúy (hoặc người được phân công)
chụp ảnh Biên nhận & Kiện hàng tại Chành"]
    Thuy_Chanh --> Admin_Upload["Admin upload ảnh bằng chứng lên Web
Báo SD đã gửi hàng"]
    Admin_Upload --> Rule3D{"Sau 03 ngày SD không phản hồi?"}
    Rule3D -- "Hệ thống tự động / Admin xử lý thủ công" --> Done1["✅ Hoàn tất đơn hàng"]

    %% Nhánh Khách lấy tại kho %%
    Ship_Type -- "Khách lấy tại kho" --> Thuy_Print2["Thúy in Phiếu xuất kho từ MISA"]
    Thuy_Print2 --> Thuy_Pack2["Thúy đóng gói — kèm Phiếu xuất kho"]
    Thuy_Pack2 --> SD_Pick["Khách đến nhận hàng tại kho"]
    SD_Pick --> Thuy_Verify["Thúy xác nhận đúng người mua tới nhận"]
    Thuy_Verify --> SD_Sign["Khách ký & ghi họ tên vào Phiếu xuất kho"]
    SD_Sign --> Thuy_Web["Thúy cập nhật trạng thái 'Hoàn thành' trên Khotot.vn"]
    Thuy_Web --> Admin_Soat["Admin rà soát đơn treo cuối buổi"]
    Admin_Soat --> Quyen_Inv2["Quyên xuất HĐ điện tử hàng loạt trước 17:00"]

    %% Nhánh Viettel Post %%
    Ship_Type -- "Viettel Post" --> Thuy_Print3["Thúy in Phiếu xuất kho từ MISA/Web"]
    Thuy_Print3 --> Thuy_Pack3["Thúy đóng gói — kèm Phiếu xuất kho"]
    Thuy_Pack3 --> Thuy_VT["Thúy in vận đơn (Web Viettel Post / dss.khotot.vn)
Gọi bưu tá lấy hàng"]
    Thuy_VT --> API_Check{"Web báo: Đã giao thành công?"}
    API_Check -- "OK" --> Quyen_Inv3["Quyên xuất HĐ điện tử hàng loạt trước 17:00"]
    Quyen_Inv3 --> Done3["✅ Hoàn tất đơn hàng"]

    class SD_Order,SD_Pick sd;
    class Admin_Check,Admin_DH,Notify_Quyen,Quyen_Reject,Admin_Upload,Admin_Soat,Rule3D,Done1 admin;
    class Quyen_Check,Quyen_BH,Quyen_Inv1,Quyen_Inv2,Quyen_Inv3 acc;
    class Thuy_Pack1,Thuy_Pack2,Thuy_Pack3,Thuy_Chanh,Thuy_Print2,Thuy_Print3,Thuy_Verify,SD_Sign,Thuy_Web,Thuy_VT kho;
    class OutOfStock error;

📝 CHI TIẾT TỪNG GIAI ĐOẠN

GIAI ĐOẠN 1 — KHÁCH HÀNG (SD) ĐẶT HÀNG

• SD chọn sản phẩm, chọn Kho ETZ Miền Nam, chọn phương thức vận chuyển và thanh toán 100% trên Web.
• YÊU CẦU BẮT BUỘC: SD phải quay video khi mở hàng để Khotot.vn chấp nhận khiếu nại (nếu có).

GIAI ĐOẠN 2 — ADMIN TIẾP NHẬN & TẠO ĐƠN

Người thực hiện: Admin (phối hợp MKT + Sale Admin + Vận hành)

• Tiếp nhận đơn từ Dashboard Web Khotot.vn.
• ⏰ Kiểm tra thời gian: Nếu đơn phát sinh sau 16:00 → ghi chú chuyển xử lý sang ngày hôm sau.
• Kiểm tra tồn kho thực tế trên MISA:
  • Hết hàng → Chuyển sang SOP 03: Hủy đơn hết hàng
  • Còn hàng → Tạo đơn MISA mã DH.., báo ngay cho Quyên xác nhận tiền.

GIAI ĐOẠN 3 — QUYÊN XÁC NHẬN TIỀN & CHUYỂN MÃ BH

Người thực hiện: Quyên (Kế toán)

• Nhận thông báo từ Admin, kiểm tra tiền đã vào hệ thống (SePay hoặc chuyển khoản).
• Tiền OK → Chuyển đơn MISA sang mã BH.. → Đây là lệnh cho phép Thúy bắt đầu đóng gói.
• Tiền KHÔNG OK → Báo Admin kiểm tra lại với khách.
• Phân luồng xuất hóa đơn theo phương thức vận chuyển (xem Giai đoạn 4A/4B/4C).

🚨 Thúy tuyệt đối không đóng gói khi đơn chưa chuyển sang mã BH.

GIAI ĐOẠN 4A — CHÀNH XE (Xuất HĐ TRƯỚC khi giao)

Quyên xuất Hóa đơn điện tử + Phiếu xuất kho ngay sau khi duyệt mã BH — bắt buộc hoàn tất trước khi hàng rời kho.

Thúy (Kho):

1. Đóng gói hàng, kèm đầy đủ HĐ + Phiếu xuất kho vào kiện hàng.
2. Dán nhãn khổ lớn: Tên SD — SĐT SD — Tên Chành — Nơi đến.
3. Mang hàng ra Chành, chụp ảnh Biên nhận và Kiện hàng tại văn phòng nhà xe.
4. Gửi ảnh về cho Admin.

Admin:

• Upload ảnh bằng chứng lên Web Khotot.vn, báo SD đã gửi hàng.
• Theo dõi: Sau 03 ngày SD không phản hồi → Hệ thống tự động hoàn tất hoặc Admin cập nhật thủ công thành "Hoàn thành".

📌 Điều kiện chành xe: KHÔNG GIỚI HẠN giá trị đơn hàng. Mọi đơn đều được gửi chành xe theo yêu cầu của SD.
SD (người nhận) tự thanh toán cước vận chuyển trực tiếp cho nhà xe khi nhận hàng.
Khotot không chịu trách nhiệm khiếu nại sau 03 ngày kể từ ngày upload biên nhận.

GIAI ĐOẠN 4B — KHÁCH LẤY TẠI KHO

Thúy (Kho):

1. In Phiếu xuất kho từ MISA ngay khi có mã BH.
2. Đóng gói hàng, kèm Phiếu xuất kho.
3. Khi khách đến: xác nhận đúng người mua (theo mã đơn hàng).
4. Yêu cầu khách ký và ghi rõ họ tên vào Phiếu xuất kho.
5. Cập nhật trạng thái "Hoàn thành" trên Web Khotot.vn ngay lập tức sau khi giao hàng.

Admin:

• Cuối buổi rà soát danh sách đơn "Chờ nhận hàng" — nếu có đơn treo quá lâu báo ngay Thúy kiểm tra.

Quyên:

• Kiểm tra danh sách đơn "Hoàn thành", xuất hóa đơn điện tử hàng loạt trước 17:00.

GIAI ĐOẠN 4C — VIETTEL POST (Xuất HĐ SAU khi giao)

Thúy (Kho):

1. In Phiếu xuất kho từ MISA/Web ngay khi có mã BH.
2. Đóng gói, đặt Phiếu xuất kho vào bên trong kiện trước khi dán băng keo.
3. Truy cập Web Viettel Post hoặc dss.khotot.vn → Nhập thông tin, in vận đơn, dán lên kiện hàng.
4. Gọi bưu tá lấy hàng, theo dõi trạng thái "Đang vận chuyển".

Quyên:

• Kiểm tra danh sách đơn Viettel Post lúc 17:00 hàng ngày.
• API báo "Đã giao thành công" → Xuất hóa đơn điện tử hàng loạt.

📊 BẢNG TÓM TẮT PHÂN CÔNG THEO LUỒNG

🚨 QUY TẮC BẮT BUỘC

Phiên bản v3.7 — Cập nhật theo kết quả họp 2026-04-14 | Người cập nhật: DSS