🖥️ ADMIN VẬN HÀNH WEBSITE ETZ

Công ty: ETZ Việt Nam (Khotot.vn) | TP.HCM | Full-time

🎯 GIỚI THIỆU VỊ TRÍ

Website Khotot.vn là kênh bán hàng B2B dành riêng cho mạng lưới Sub-Dealer (SD) trên toàn quốc. Admin Vận Hành Web là người gác cổng trung tâm — chịu trách nhiệm toàn bộ vận hành hệ thống từ duyệt tài khoản đại lý, xử lý đơn hàng, quản lý dữ liệu sản phẩm đến phối hợp kho – kế toán – kỹ thuật để đảm bảo website hoạt động ổn định và đơn hàng được xử lý chính xác mỗi ngày.

⚠️ Lưu ý quan trọng: Đây KHÔNG phải vị trí content hay marketing. Người đảm nhận cần tư duy vận hành hệ thống, cẩn thận với dữ liệu và chịu được áp lực xử lý nhiều luồng công việc đồng thời.

📌 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHI TIẾT

1. 🚪 Quản lý tài khoản Sub-Dealer (SD)

(Dựa trên SOP 1 — Đăng ký & Xác thực SD)

• Theo dõi danh sách tài khoản SD mới đăng ký trên Dashboard mỗi ngày.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đại lý: CCCD, Giấy phép kinh doanh (GPKD).
• Duyệt hoặc từ chối tài khoản SD trong vòng 24 giờ.
• Cấu hình chế độ duyệt tài khoản (Dễ dàng / Kiểm soát chặt) theo chiến lược kinh doanh từng giai đoạn.
• Xử lý yêu cầu xác thực lại của các SD cũ khi hệ thống nâng cấp quy định.
• Hỗ trợ SD bị lỗi đăng nhập, quên mật khẩu hoặc không thấy giá/nút mua hàng.

2. 📦 Xử lý đơn hàng hàng ngày — vai trò GATEKEEPER

(Dựa trên SOP 2 — Xử lý Đơn hàng Đa luồng)

• Theo dõi Dashboard đơn hàng liên tục trong giờ làm việc.
• Kiểm tra tồn kho vật lý với bộ phận Kho trước khi xác nhận đơn.
• Chuyển trạng thái đơn: Chờ xử lý → Chuẩn bị hàng → Đã giao.
• Phân luồng xử lý theo hình thức vận chuyển:

• Upload ảnh bằng chứng giao hàng (ảnh biên nhận, ảnh kiện hàng) lên đơn hàng trên Web để SD theo dõi.

3. ⚠️ Xử lý ngoại lệ — Hủy đơn & Hoàn tiền

(Dựa trên SOP 3 — Hủy đơn Hết hàng)

• Khi Kho báo hết hàng thực tế: gọi điện ngay cho SD trong < 1 giờ (không tự ý hủy đơn).
• Tư vấn SD lựa chọn: đổi sản phẩm tương đương hoặc hủy & hoàn tiền.
• Trường hợp đổi hàng: Hủy đơn cũ → xử lý đơn mới ngoài hệ thống (Zalo/điện thoại) → theo dõi đến khi hoàn tất.
• Trường hợp hoàn tiền:
  1. Thông báo SD thời hạn hoàn tiền (7 ngày làm việc).
  2. Chuyển lệnh cho Kế toán thực hiện chuyển khoản.
  3. Nhận biên lai từ Kế toán → cập nhật trạng thái Đã hoàn tiền + ghi chú mã GD lên Web.
  4. Hủy đơn chính thức trên Dashboard.

4. 🔧 Bảo hành & Hỗ trợ sau bán

(Dựa trên SOP 4 — Bảo hành Ngoài luồng)

• Tiếp nhận yêu cầu bảo hành từ SD qua Zalo OA / Hotline.
• Xác minh đơn hàng gốc và số Serial (S/N) trên hệ thống.
• Hướng dẫn SD lựa chọn: gửi thẳng cho Hãng hoặc gửi về Kho ETZ.
• Khi SD gửi về ETZ: phối hợp Kho nhận hàng, ghi chép nội bộ, theo dõi lịch trình gửi sang Hãng và trả lại cho SD.
• Cập nhật trạng thái bảo hành và thông báo SD định kỳ.

5. 🗂️ Quản lý dữ liệu sản phẩm trên Web

• Đăng tải sản phẩm mới: nhập tên, mô tả, thông số kỹ thuật, hình ảnh theo chuẩn ETZ.
• Cập nhật giá bán, tồn kho, trạng thái còn hàng / hết hàng theo thông báo từ Kho và Kinh doanh.
• Kiểm tra định kỳ độ chính xác dữ liệu: giá hiển thị đúng, ảnh đúng sản phẩm, thông số không lỗi.
• Ẩn/hiện sản phẩm theo chiến dịch khuyến mãi hoặc tình trạng nhập hàng.
• Phát hiện và báo cáo kịp thời các lỗi hiển thị dữ liệu (sai giá, tồn kho ảo, link hỏng).

6. 📊 Báo cáo & Cải tiến vận hành

• Tổng hợp báo cáo đơn hàng hàng ngày: số đơn mới, đơn đang xử lý, đơn đã giao, đơn hủy.
• Báo cáo tuần: tỷ lệ đơn hủy, nguyên nhân hủy, số đơn hoàn tiền.
• Theo dõi và báo cáo bất thường: đơn trùng, đơn lỗi thanh toán, tài khoản SD nghi vấn.
• Đề xuất cải tiến quy trình khi phát hiện điểm nghẽn trong vận hành.
• Tham gia xây dựng và cập nhật SOP vận hành theo thực tế.

7. 🤝 Phối hợp liên phòng ban

✅ YÊU CẦU ỨNG VIÊN

Bắt buộc

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm vận hành website bán hàng hoặc sàn TMĐT (Shopee, Haravan, Sapo, WooCommerce...).
• Đã từng trực tiếp xử lý đơn hàng trên hệ thống (không chỉ content hay marketing).
• Hiểu rõ luồng: Đặt hàng → Xác nhận → Chuẩn bị hàng → Giao hàng → Hoàn tất.
• Thành thạo Excel / Google Sheet — dùng hàng ngày để theo dõi, đối soát dữ liệu.
• Cẩn thận, có tư duy kiểm tra chéo dữ liệu (không để sai giá, sai tồn kho).
• Phản xạ xử lý nhanh — đơn hàng không chờ đến hôm sau.

Ưu tiên (lợi thế)

• Đã từng dùng Sapo, Haravan hoặc bất kỳ phần mềm quản lý bán hàng nào.
• Có kinh nghiệm viết SOP hoặc xây dựng quy trình vận hành.
• Biết dùng công cụ AI (ChatGPT, Claude...) để tối ưu công việc lặp lại.
• Tiếng Anh đọc hiểu cơ bản (để thao tác giao diện web/dashboard tiếng Anh).
• Có khả năng đọc báo cáo số liệu và tự phát hiện bất thường.

Thái độ & Tính cách phù hợp

• ✅ Chủ động — không cần nhắc vẫn tự kiểm tra dashboard.
• ✅ Kỷ luật quy trình — làm đúng SOP, không tự ý bỏ bước.
• ✅ Giao tiếp rõ ràng — báo cáo vấn đề kịp thời, không ém thông tin.
• ✅ Chịu được áp lực — ngày cao điểm đơn hàng nhiều, cần xử lý tuần tự, không bỏ sót.
• ✅ Học hỏi nhanh — hệ thống ETZ còn đang phát triển, sẽ có thay đổi liên tục.

💰 QUYỀN LỢI

• Môi trường làm việc trẻ, năng động, ứng dụng công nghệ AI trong vận hành.
• Được đào tạo toàn bộ SOP nội bộ và hệ thống từ đầu.
• Cơ hội phát triển lên Team Leader Vận Hành khi ETZ mở rộng quy mô.
• Tham gia xây dựng hệ thống từ giai đoạn nền móng — nhiều cơ hội để đóng góp thực chất.

🔑 TÓM TẮT MỘT CÂU

Bạn là người vận hành hệ thống mỗi ngày — đảm bảo đơn hàng chạy đúng, dữ liệu chính xác, đại lý được phục vụ tốt và mọi vấn đề được xử lý trước khi leo thang.

📎 Tài liệu liên quan:
SOP Xử lý Đơn hàng | SOP Hủy đơn Hết hàng | SOP Xác thực SD | SOP Bảo hành